Sukladno odredbama Općeg poreznog zakona knjiženja i druga evidentiranja treba obavljati potpuno, točno, pravodobno i uredno, primitke i izdatke blagajne (gotovinski promet) treba bilježiti slijedom njihova nastanka svakodnevno. Nadalje isti propis određuje da se bilježenje podataka u poslovne knjige mora temeljiti na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. Smatra se da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne promjene povodom koje je sastavljena. Vjerodostojna je isprava ona koja potpuno i istinito odražava nastali poslovni događaj.
https://misljenja.hr/porezi/knjigovodstvene-isprave-i-evidencije-obveza-izdavanja-racuna/2922/
Izdatke po osnovi samostalne djelatnosti određuju Zakon i Pravilnik o porezu na dohodak. Na temelju tih propisa kod samostalnih djelatnosti i djelatnosti koje se oporezuju kao samostalne djelatnosti na temelju poslovnih knjiga, a koje se sukladno posebnim propisima moraju obavljati u poslovnom prostoru i s određenom opremom, izdaci u svezi s korištenjem toga prostora i opreme (tekuće održavanje, izdaci za utrošenu energiju i ostale komunalne usluge) čine poslovne izdatke samo na temelju urednih isprava iz kojih proizlazi da se odnose na korišteni poslovni prostor i opremu.
Ako samostalna djelatnost i djelatnosti koje se oporezuju kao samostalne djelatnosti može obavljati i obavlja se u stambenom prostoru, u poslovne izdatke uračunavaju se samo izdatci koji su izravno vezani za obavljanje djelatnosti.
https://misljenja.hr/porezi/izdaci-po-osnovi-samostalnih-djelatnosti/2139/
Iz navedenog možemo zaključiti da obveznik poreza na dohodak može evidentirati režijske troškove kao izdatak i ako računi glase na najmodavca jer o tome postoji knjigovodstvena isprava (račun, potvrda o uplati i ugovor o najmu). Ugovorom o najmu se dokazuje da se ti troškovi odnose na korišten prostor.